Spisová a archivní služba u podnikatelských subjektů 2020, včetně GDPR

Program

1. část

• Jak zacházet s dokumenty ve světle aktuální legislativy ČR
  • aplikace archivního zákona v praxi (aktuální znění zákona č. 205/2017 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě)
  • využití vyhlášky č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v soukromoprávní sféře
  • zajištění důvěryhodnosti elektronických dokumentů z pohledu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

• ochrana osobních údajů v dokumentech pohledem obecného nařízení (GDPR) po 25. květnu 2018

    2. část

• Správa dokumentů ve společnosti
  • evidence dokumentů (listinná či elektronická forma evidence)
    • podací deník, elektronický systém spisové služby, DMS
  • procesy správy dokumentů (od jejich vzniku/přijetí k vyřízení)
    • razítko, elektronický podpis, časové razítko, elektronická pečeť
    • účetní doklady, personální, mzdové, zdravotní či sociální dokumenty
    • metadata dokumentů, výstupní formáty dokumentů
    • vyřizuji poštou, datovou schránkou, e-mailem
  • ukládání dokumentů (analogové spisovny, digitální uložiště)
    • kam s nimi – kartony, trezory či digitální nosiče/média)

    3. část

• Uchování dokumentů společnosti
  • pravidla pro dlouhodobé uložení dokumentů v analogové podobě
  • pravidla pro dlouhodobé uložení dokumentů v elektronické podobě
  • likvidace společnosti
    • komunikace se státním archivem (struktura archivů, jejich působnost)
    • zabezpečení dochovaných dokumentů
  • archivace dokumentů
    • možnosti uložení dokumentů ve státním archivu, národním digitálním archivu, komerční spisovně
    • které dokumenty ukládáme trvale
  • skartace dokumentů
    • kdy a za jakých podmínek mohu dokumenty zničit
    • možnost provést skartační řízení
    • elektronické skartační řízení
  • • Diskuze