Základní info
Určeno pro: všechny skupiny původců - veřejnoprávním i soukromoprávním; těm, kdo vedou spisovou službu v listinné podobě i v elektronickém systému spisové služby.
Cíl: seznámení zájemců s postupy v oblasti správy dokumentů, spisové služby a archivace, které umožní naplnění aktuální platné legislativy.
Obsah semináře:
- Základní legislativa: zejména zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění, prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném aktuálním znění • národní standard pro elektronické systémy spisové služby po novele, v platném znění • další předpisy, které mají dopad na správu dokumentů a vedení spisové služby, včetně evropských nařízení eIDAS a GDPR • ochrana osobních údajů ve spisové službě
- Úvod do problematiky • základní terminologie
- Rozdělení původců dle zákona č. 499/2004 Sb. a jejich povinnosti
- Spisová služba v listinné i elektronické podobě: operace související s příjmem, evidencí, zpracováním, vyřizováním dokumentů • tvorba spisu a práce s ním • samostatné evidence dokumentů (např. účetní systémy).
- Práce s digitálními dokumenty • konverze, převody • návaznost na informační systém datových schránek • elektronické faktury • uchovávání digitálních dokumentů
- Ukládání analogových dokumentů • podoba a vybavení spisoven
- Vyřazování dokumentů a výběr archiválií ve skartačním i mimo skartační řízení • Národní digitální archiv, národní archivní portál, postup elektronického skartačního řízení s možností praktické ukázky • Výběr digitálních dokumentů mimo elektronické systémy spisové služby.
- Spisový řád a další normy pro správu dokumentů • povinné náležitosti, návod na sestavení, spisový a skartační plán, skartační znaky a lhůty
- Nejčastější chyby při správě dokumentů a ve spisové službě a jejich náprava
- Kontroly a dohled ve spisové službě.
- Atestace elektronických systémů spisových služeb.
- diskuze • odpovědi na dotazy
